- Den udvikling, der er sket her inden for tre måneder, er noget, der normalt sker på tre år

Internt kalder medarbejderne i Region Sjælland det selv for et war room. Det er herfra 50 nøglemedarbejdere styrer hele regionens test- og vaccinationsstrategi, imens coronapandemien fortsat raserer.

Lokalet er placeret i Regionshuset i Sorø, som ellers står næsten tomt med hjemsendte medarbejdere. Man bevæger sig igennem de lange gange med tomme kontorer på begge sider, for til sidst at ankomme til et lokale, der i hast er indrettet på den yderste fløj.

Her er kontoret ikke tomt. Telefonerne gløder, og der bliver ført vigtige samtaler over reolen her og der og alle vegne.

Begrebet war room stammer fra 1. og 2. verdenskrig, og det første af sin slags blev etableret i 1901, hvor militære ledere mødtes for at diskutere strategier for at vinde krigen.

I dette krigsrum bliver der diskuteret test- og vaccinestrategier for at kunne vinde krigen mod den fælles, usynlige fjende, coronavirus, som hele verden i øjeblikket forsøger at bekæmpe.

Rummet her blev skabt den 7. december 2020 - inden vaccinerne kom til Danmark.

- Jeg har aldrig nogensinde arbejdet så meget. Det, der er sket her inden for tre måneder, er noget, der normalt sker på tre år, fortæller funktionschef Anne Dalhoff Pedersen.

Artiklen fortsætter under billedet.

Forbereder sig på massevaccination

De kommende måneder bliver der også travlhed i krigsrummet, som lige nu forbereder sig på en tid, hvor 100.000 danskere skal vaccineres dagligt i hele Danmark.

- Lige nu er beredskabet ved at mande sig op til at massevaccinere lige om lidt, også kaldet high flow, når 14.000 sjællændere skal vaccineres om dagen på 17 forskellige vaccinationssteder, fortæller Anne Dalhoff Pedersen.

Hver eneste gang, der skal foretages ét vaccinationsstik, skal der være det rette sundhedspersonale til stede. Det vil sige, at der skal være en læge, en sygeplejerske, en redder, der kører bilen, og et genoplivningsudstyr i tilfælde af kraftig allergisk reaktion eller andet.

Lige nu arbejdes der på højtryk i war room for at gøre klar til dette setup på hvert eneste vaccinationssted i hver kommune. Også hvert vaccinationssted skal godkendes i forhold til brandsikkerhed, parkeringsforhold, og der skal gives polititilladelse.

Samtidig skal der eskaleres op på testfronten i takt med Danmarks genåbning den 1. marts. Med den nye plan om at sikre, at borgerne har maksimalt 20 kilometer til nærmeste teststed, tilbyder Region Sjælland nu pcr-test i hver eneste af regionens kommuner. Lige nu testes der omkring 15.000 borgere med pcr-test dagligt, men det tal skal op på 22.000. Også selvtest i kommunerne bliver et must.

Dagen starter med et task force møde

Dagen i war room begynder, som den plejer, med det vanlige task force møde klokken 09.15 med deltagere fra KKR (kommunernes koordinerende råd), corona call-center og testdelen.

- Godmorgen alle sammen og velkommen til, indleder Søren Wistisen Rasmussen, lægefaglig enhedschef.

Og herefter går det over stok og sten. Der bliver talt om bookingproblemer på vacciner.dk, der bliver gjort en status på, hvor langt man er med vaccinerne i de forskellige kategorier af borgere, som skal prioriteres, og der bliver talt om dagens aktiviteter og de udekørende vaccinebiler, som på dagen kører til Faxe, Sorø og til specialinstitutionen Kofoedsminde.

Derudover har afdelingen modtaget en besked fra Sundhedsstyrelsen, som gerne vil have svar på tilslutningsprocenter og vaccinespild inden klokken 14.00.

Der bliver diskuteret hvor mange vaccinationstider, der er booket i løbet af ugen, og hvor mange tider der er tilbage på de forskellige lokationer.

Artiklen fortsætter under billedet.

Væggene bugner med whiteboards med planer, kalendere og post-it-sedler i forskellige farver.

- Verden er i forandring, og tallene ændrer sig hele tiden. Dette er udelukkende et øjebliksbillede, som forandrer sig lige om lidt, fortæller en af medarbejderne.

Medarbejderne er vant til at lave noget andet

War room hører under det, man normalt kalder Det Nære Sundhedsvæsen i Region Sjælland, som arbejder med at sikre let og lige adgang til bedre sundhed for alle regionens borgere. I alt er det en medarbejderstab på flere end 400 mennesker med aktiviteter på flere matrikler, blandt andet i Næstved, på coronatestcentre rundt i regionen og i Regionshuset Sorø, hvor war room holder til.

De 50 medarbejdere, der nu arbejder her i war room, er vant til at lave noget helt andet. Alene fem medarbejdere i denne afdeling er blevet ansat til at håndtere pressen, imens resten står for at etablere, koordinere og administrere test- og vacciner i regionen.

- Jeg har nærmest ikke lavet det arbejde, jeg er ansat til, siden jeg blev ansat. Den her coronapandemi trumfer alt lige nu, siger chefkonsulent Bo Kolbye.

Han fortæller, at afdelingen for alvor fik fart i benene, inden vaccinens ankomst til Danmark mellem jul og nytår. Selvom afdelingen og beredskabet har erfaring med at etablere testcentre i hele regionen og rekruttere personale, er det en endnu større opgave med vaccinationsstederne, fordi det kræver et større setup med sundhedspersonale og mere plads, fordi folk skal sidde 15 minutter, efter de er blevet stukket.

- Det, der har været mest imponerende for mig at se, er, hvor hurtig man har fået det her op at køre. Efter 48 timer stod der et vaccinationstelt, siger Bo Kolbye.

Ustabil vaccinelevering har skabt problemer med booking

Karina Koefoed-Nielsen er også en af dem, der nu er ansat i war room. Normalt sidder hun med ansvaret for praktiserende læger, men for en måned siden kom hun her til afdelingen, hvor hun har ansvaret for fordelingen af vacciner i regionen.

Artiklen fortsætter under billedet.

Danmark får vaccinelevering fra Pfizer-BioNTech hver torsdag. Sygehusapoteket får i øjeblikket otte kasser, som fordeles mellem sygehusene og vaccinationsstederne.

Det er Karina Koefoed-Nielsens job at sikre, at vaccinationsstederne ikke får for mange vacciner og heller ikke for få.

- Der er meget politisk pres på, at når vi får vaccinerne i fryseren, så skal de også ud og bruges, fortæller hun.

Med det nye krav om, at borgerne maksimalt skal have 20 kilometer til nærmeste vaccinationssted, får alle kommuner på sigt et vaccinationscenter, når der er vacciner til det.

- Men problemet er bare, at vi stadig slet ikke får vacciner nok, siger Karina Koefoed-Nielsen.

Artiklen fortsætter under billedet.

TV2 ØST har før fortalt om borgere, der er blevet indkaldt til en vaccine, men som ikke kan booke en ledig tid, når de så logger ind på vacciner.dk.

- Vi ved, de er blevet inviteret, men de får ikke booket. Det er vores helt store udfordring, fortæller hun og forklarer, at de løbende får vacciner leveret, og at der i takt hermed kommer nye bookingtider.

- Vi kan ikke langtidsplanlægge, fordi leverancerne har svinget meget.

Den anden store udfordring er, at Danmark lige nu er i gang med at vaccinere den ældre del af befolkningen, men ikke alle har NemID eller forstand på at bruge det.

- Vi har en høj digitaliseringsgrad i Danmark, men for dem, der ikke er digitale, er det rigtig svært, siger Karina Koefoed-Nielsen.

Derudover har der været flere borgere, som er ankommet til vaccinationsstederne og har troet, at de havde booket en tid, men overset at de skulle ”bekræfte” tiden og derfor alligevel ikke havde en tid.

Ikke en eneste vaccine må gå til spilde

Karina Koefoed-Nielsen sidder med regneark så store, at computeren går i stå. I Excel holder hun styr på vaccinefordelingen og det præcise antal vacciner, der dagligt køres ud med biler til plejehjem og til vaccinationsstederne.

Artiklen fortsætter under billedet.

Ligeledes holder hun styr på tallene for hvor mange borgere, der dagligt vaccineres de forskellige steder. Ikke en eneste borger må blive overset.

Heller ikke en eneste vaccine må gå til spilde. Også det holder Karina Koefoed-Nielsen styr på, så når dagen er omme, sørger hun for, at eventuelt overskydende vaccine fra ét vaccinationssted bliver bragt til et andet vaccinationssted, som har brug for det.

Pludselig stikker en kollega næsetippen frem over reolen ved siden af Karina Koefoed-Nielsens arbejdsplads og minder hende om, at de skal have et svar klar til Sundhedsstyrelsen om vaccinespild inden klokken 14.00.

Sundhedsstyrelsen regner med, at cirka 10 procent af vaccinerne går til spilde, men i Region Sjælland mener de kun, at der er under 1 procent spild. Spild kan være, hvis der bliver tabt et glas ude på vaccinationsstederne, eller der er en produktionsfejl fra leverandørens side.

- Det er mennesker, der arbejder med mennesker, så det er uundgåeligt, at det slet ikke sker, siger Karina Koefoed-Nielsen.

Akut indkaldelse til statusmøde

Klokken 11.00 indkaldes en håndfuld af medarbejderne pludselig til et akut statusmøde med Trine Holgersen, der er direktør for Det nære sundhedsvæsen.

Her diskuterer de driften af vaccinationsstederne og udfordringen med, at mange borgere har fået tilbudt at booke en tid, men der er ikke vacciner nok.

- Det betyder, at vi lige nu står med 15.000 utilfredse borgere, siger direktør Trine Holgersen.

Artiklen fortsætter under billedet.

Der bliver også diskuteret, hvor man løser problemet med de ældre og særligt sårbare, som ikke har NemID og som lige nu er ved at lægge corona-callcenteret ned med opringninger.

Særligt i weekenden havde callcentret problemer med ventetid, og medarbejderne snakker sammen om de helligdage, der kommer i påsken.

- Tre dages fri - det er en hel ferie for os, griner de.

Men det er ikke noget sammenlignet med travlheden omkring jul, påpeger de.

- Der fik vi nye oplysninger fra myndighederne hver anden time, siger Britta Ortiz, der er lægelig chefkonsulent i Det Nære Sundhedsvæsen i Region Sjælland.

Virtuelt stormøde med 50 medarbejdere bag skærmen

Da klokken slår 12.00 samles afdelingen igen – denne gang til stormøde med KKR (det kommunale sekretariat), E-hospital, testcentrene, vaccinationscentrene og Corona Call Center. Omkring 50 personer fra hele Sjællands coronaberedskab sidder med på skærmen fra deres respektive hjemmekontorer.

Der bliver gjort status på dagens aktiviteter.

- Vi har i dag udekørende biler til andet vaccinationsstik af de 65-årige og på sociale institutioner, bliver der sagt.

Artiklen fortsætter under billedet.

I disse dage er der 256 sociale institutioner i Region Sjælland, hvor de beboere, der selv ønsker det, skal vaccineres.

Derefter bliver ordet taget på rundtur, men da der er forsinkelser på linjen fra dem, der taler hjemmefra bag skærmen, bliver medarbejderne rundt om bordet utålmodige. Der er ikke tid til forsinkelser.

Én fra hjemmekontoret tøver lidt, da hun er i tvivl om, hvorvidt ordet er hendes. Men tøven er der heller ikke plads til.

- Du har ordet. Værsgo at snakke, lyder det.

Fredagens store generalprøve blev også diskuteret. Her gennemførte regionerne i hele landet et storskala-forsøg, hvor der blev vaccineret så mange som muligt på én dag, så myndighederne er sikre på at være klar til den periode, hvor der skal vaccineres mere end 100.000 danskere dagligt. Omkring 5.500 borgere blev vaccineret i Holbæk, Næstved og på sygehusene i Region Sjælland.

Mødets dagsorden styres via post-it på white boards, der bliver taget ned én efter én.

Direktør: - Pludselig står man midt i det

Efter et stramtstyret møde fanger TV2 ØST direktøren for det hele, Trine Holgersen, inden hun skal videre til et andet møde.

Hun er forhenværende vicedirektør på Næstved Sygehus, blev udannet i 1991 og har 30 års erfaring inden for sundhedsvæsenet.

- Det er sådan noget, man læser om som sundhedspersonale, at der kan komme en pandemi, og lige pludselig står man midt i det, fortæller Trine Holgersen.

Og det er en hektisk oplevelse:

- Med de her dagsordener, der er vi så tæt på Slotsholmen, vi er så tæt på de udmeldinger, der kommer, og vi rykker umiddelbart efter. Jeg har aldrig oplevet, at der er så kort fra beslutning til eksekvering, som der er i det her. Det gælder både vaccination og test, siger hun.

- Det er det her, man skal kunne i sundhedsvæsenet. Vi har godt nok ikke nogen opskrift på, hvordan man gør det, men når man har læst om den spanske syge, og når man er uddannet i sundhedsvæsenet, så ved man også godt, at det er nu, vi spænder hjelmen, det er nu vi rykker sammen, og det er nu, vi skal sørge for, at befolkningen kommer godt igennem det her. 

Artiklen fortsætter under billedet.

En historisk, unik situation gør, at folk kan klare mere

Siden 3. marts sidste år har Det Nære Sundhedsvæsen kørt i højeste beredskab, fortæller hun.

- Vi havde lige et slip i sommerferien og i efteråret, der holdt vi også weekenderne fri, inden det rigtig tog fat. I foråret kørte vi lige så hektisk, for der voksede testorganisationen.

Lige nu er Region Sjælland oppe på 15.000 test om dagen, men snart skal de op på 22.000 test om dagen, og der skal de have mere personale ind for at løse den her opgave, og samtidig skal vaccinerne rulles ud. Der er godt og vel 1000 vacciner om dagen lige nu, men lige om lidt skal de køre 14.000 vacciner om dagen, og det skal der også personale til.

- Vi er hele tiden i proces med at udvikle og udvide.

Kan medarbejderne i jeres afdeling blive ved at klare det?

- Det her er en unik historisk situation, og det gør også, at folk går længere på en mil. Men det er i sagens natur klart, at vi hele tiden mander op. 

- Det er så meget større og vildere, end man troede

Selvom Trine Holgersen med sin erfaring inden for sundhedsvæsenet godt vidste for et år siden, hvilken stor opgave hun stod over for, så er det alligevel kommet bag på hende, hvor voldsom en proces det har været.

- Man kan slet ikke forestille sig det, før man står i det. Selvom man fortæller sig selv, at man får travlt, så er det her meget vildere, end jeg havde forestillet mig, fordi det går så stærkt, siger hun.

- Vi troede, vi skulle starte med vaccinerne i januar – vi rykkede ud den 27. december. Vi troede, vi fik mange vacciner og havde en fast leverance af vacciner - men det er gået op og ned. De her tilpasninger skal vi lave, samtidig med at vi bevarer tillid og troværdighed i befolkningen. Vi skal hele tiden justere.

Og dét uforudsigelige er den største udfordring, mener hun.

- Jeg synes, den største udfordring som sundhedsfaglig person er, at du kender kuren - kuren er vacciner. Vi har kapaciteten til at rulle ud, vi har folkene, men vi har ikke vaccinerne, siger Trine Holgersen.

På trods af, at der er kommet en britisk-, en brasiliansk- og en sydafrikansk mutation til, som har gjort kampen endnu sejere, så er direktøren optimistisk:

- Jeg har bevaret tilliden til, at når man nationalt melder ud, at vi kan være færdige den 27. juni, så synes jeg min største pligt er at sørge for, vi har et setup, der gør det muligt, og det har vi, siger Trine Holgersen.

Derfor tror hun på, at krigen nok skal vindes.

- Jeg tror på det, indtil jeg oplyses om noget andet.

Webdokken er skrevet af Anne Lundbye